Al centro di “Genova Semplice” dirigenti e funzionari della Città Metropolitana che, attraverso attività di affiancamento e formazione, hanno sviluppato abilità e competenze per gestire i procedimenti amministrativi che l’Ente gestisce attraverso la nuova piattaforma informatizzata dei procedimenti: Sportello Semplice. “Non basta vincere la resistenza al cambiamento, il cambiamento va gestito attraverso l’acquisizione di nuove competenze funzionali all’ottimizzazione e alla semplificazione del lavoro dell’Ente e al rafforzamento dei diritti di cittadinanza digitale”: questa la sfida della Città metropolitana di Genova.
Lo Sportello semplice
Lo Sportello Semplice di Città Metropolitana di Genova ha le funzioni primarie di semplificare al massimo i rapporti tra l’Amministrazione ed i cittadini, professionisti ed imprese; migliorare le interfacce di comunicazione; rendere trasparenti le diverse fasi di procedimenti anche complessi.
Da questo portale cittadini, professionisti ed imprese possono ricevere informazioni sui procedimenti di competenza provinciale, scaricare i moduli, conoscere le normative e monitorare le proprie pratiche. Il tutto in piena trasparenza, in sicurezza e senza costi aggiuntivi.
Cosa era necessario
Il processo di transizione digitale dell’Ente, l’informatizzazione dei procedimenti e l’introduzione della possibilità di presentare istanze online per cittadini e imprese ha necessità di essere accompagnata da una diversa consapevolezza e competenza, da parte di dirigenti e funzionari. L’evoluzione della tecnologia, da un lato, e della normativa dall’altro senza un lavoro di accompagnamento “sartoriale” non riescono ad agire una semplificazione reale dei rapporti tra la PA e il territorio. Il lavoro di sperimentazione attivato su Genova ha messo al centro le persone che, dopo un adeguata formazione, hanno agito un ruolo attivo nella risoluzione degli aspetti di maggiore criticità:
- il permanere nell’adozione delle autorizzazioni e delle concessioni dell’ applicazione di una normativa sul procedimento amministrativo non aggiornata alle modifiche recate dal decreto legislativo n. 127 del 2016;
- le difficoltà di implementazione normativa, il mancato aggiornamento della disciplina sul procedimento amministrativo rispetto alle riforme varate nel 2016, nonché la persistenza di prassi contra legem basate su norme oramai abrogate;
- aggiornamento della disciplina del regolamento provinciale sul procedimento amministrativo alle recenti riforme della legge n. 241 del 1990, rispetto alla normativa regionale che attua i singoli istituti della nuova conferenza di servizi;
- definizione di un diagramma di flusso del procedimento della conferenza di servizi.
La conferenza dei servizi
Le criticità individuate nell’applicazione delle semplificazioni introdotte nell’ordimento giuridico e sono le principali responsabili del rallentamento, che nei casi più difficili si trasforma in vera e propria “paralisi” dei procedimenti amministrativi.
Questo avviene per:
- la violazione delle disposizioni sui termini del procedimento e la mancata attuazione della regola del silenzio-assenso, che non consente di chiudere in modo certo il procedimento e che lascia l’interessato “in sospeso” sine die;
- la non proporzionalità del ricorso alla conferenza di servizi, che la trasfigura da strumento teso ad accelerare l’iter procedurale, in un modulo farraginoso e lento;
- la mancata partecipazione delle amministrazioni competenti alle riunioni della conferenza di servizi;
- l’impossibilità di individuare un rappresentante unico deputato ad esprimere in modo univoco e vincolante la volontà delle amministrazioni che rappresenta.
La nuova disciplina sulla conferenza di servizi offre soluzioni operative ed efficaci a risolvere le criticità accennate, poiché è stata riscritta proprio a partire dalle difficoltà che l’applicazione della legge n. 241 aveva fatto emergere dal 1990 in poi. Attraverso la sperimentazione si rende effettiva la conoscenza delle nuove norme e si accompagna il personale nella loro concreta attuazione.
Con “Genova semplice” la Città Metropolitana di Genova ha provveduto alla standardizzazione del flusso del procedimento. Questa è stata un’azione propedeutica allo svolgimento di tutti i procedimenti amministrativi on line e allo snellimento delle fasi dell’iter procedimentale. Sono, infatti, stati elaborati modelli per ciascuna delle fasi in cui si articola la conferenza di servizi: indizione della conferenza di servizi semplificata, richiesta di integrazione, trasmissione della documentazione integrativa, convocazione della conferenza di servizi simultanea, determinazione motivata di conclusione della conferenza sia semplificata che simultanea, verbale di chiusura della conferenza.
Le competenze e la formazione
La mancata implementazione delle norme sulla semplificazione normativa e amministrativa, sconta i problemi connessi ad aspetti, che sono prioritariamente di tipo organizzativo e strutturale: la mancata attivazione delle strutture deputate, la non conoscenza dei procedimenti e delle regole, l’inefficace o inesistente uso delle tecnologie e la mancata o scarsa formazione degli addetti ai lavori.
La scelta di un modello di formazione “in affiancamento” ha permesso di maturare competenze e consapevolezza in un primo gruppo di dirigenti e funzionari -che Genova ha chiamato “gruppo leader” – sulle novità normative e procedurali riguardanti: conferenza di servizi, silenzio assenso tra le amministrazioni e silenzio assenso nei procedimenti ad iniziativa di parte, autorizzazione unica ambientale (AUA), Codice dell’amministrazione digitale (CAD), accesso civico generalizzato (Freedom of information ACT – FOIA), modulistica unificata e standardizzata approvata in Conferenza Unificata dal 2017 al 2019.
L’ultima fase della sperimentazione prevede un coinvolgimento di tutte le Direzioni dell’Ente nel processo di omogeneizzazione e semplificazione dei procedimenti amministrativi e della relativa modulistica. Quest’ultimo passaggio condurrà alla redazione di un documento finale di esplicitazione delle procedure operative rielaborate presso tutte le Direzioni, che illustri, per ciascuna di queste:
(I) il flusso del procedimento
(II) la modulistica per la presentazione dell’istanza
(III) i documenti da presentare
(IV) output e controlli.
Lezioni apprese
La sperimentazione attivata nella Città metropolitana di Genova ha dato modo di intervenire sulle criticità rilevate e di mettere in campo strumenti idonei ed efficaci a risolvere concretamente le problematiche connesse alla mancata attuazione delle normative sulla semplificazione amministrativa. Non solo quindi i risultati raggiunti dalla sperimentazione sono trasferibili in altri contesti metropolitani, ma è auspicabile che lo siano al fine di innescare delle prassi normative virtuose, che rappresentano l’unica possibilità di fruire dei benefici effetti contenuti nelle norme di semplificazione e di diffondere una cultura delle buone pratiche in tutto il territorio nazionale.
