La Sperimentazione della Città metropolitana di Roma nell’ambito della semplificazione amministrativa punta a costruire una modalità operativa unica, omogenea e centralizzata di organizzazione delle informazioni, della documentazione e delle procedure operative che concorrono – direttamente o indirettamente – alle attività delle conferenze di servizi indette dalla Città metropolitana, o nell’ambito delle quali la stessa Città metropolitana è chiamata a partecipare.
Gli obiettivi della sperimentazione
La realizzazione di questo sistema operativo comporta il perseguimento di diversi obiettivi, tra cui quelli di:
- conseguire un’azione amministrativa uniforme stabilendo in maniera chiara ed univoca il nuovo iter procedurale e le nuove modalità organizzative per lo svolgimento della conferenza di servizi interna metropolitana, per la designazione del Rappresentante Unico metropolitano e per la redazione del Parere Unico Metropolitano;
- semplificare i processi interni alla Città Metropolitana con riduzione di tempi e dei costi legati a tali processi attraverso la de-materializzazione della documentazione prodotta in conferenza di servizi;
- facilitare e velocizzare l’interazione tra i diversi soggetti (interni alla Città metropolitana) coinvolti nelle procedure nell’ambito delle quali si innesta la conferenza di servizi (l’istante, l’Ufficio Conferenze di Servizi, i singoli dipartimenti e il Responsabile Unico Metropolitano) e la condivisione di documenti ed elaborati tecnici;
- facilitare e velocizzare l’interazione con le amministrazioni che insistono nell’area metropolitana coinvolte nell’ambito del procedimento nell’ambito del quale si innesta la conferenza di servizi attraverso l’esportabilità a tali soggetti esportare l’applica il processo per garantire la futura estensione/riproducibilità del sistema ai Comuni o a servizio degli stessi.
I passaggi necessari
La realizzazione dell’infrastruttura telematica che consenta l’interscambio amministrativo e la gestione della conferenza di servizi, passa attraverso la costruzione di un flusso procedurale collegato allo svolgimento della conferenza di servizi.
In parallelo, è stata condivisa la volontà di effettuare una ricognizione delle procedure della Città metropolitana al fine di far emergere le informazioni utili (in primis al responsabile del procedimento ma più in generale a tutti i cittadini) del procedimento nell’ambito del quale la conferenza di servizi si innesta. Queste popolano il sistema informatico e sulla base di queste è possibile creare servizi digitali utili alla gestione della conferenza di servizi e del procedimento nell’ambito del quale la conferenza si innesta.
Per lo svolgimento di questa attività, è stata dapprima percorsa la strada della ricognizione procedimentale attraverso la lettura delle tabelle procedimentali che la Città metropolitana, al pari delle altre amministrazioni pubbliche, è tenuta a pubblicare nella pagina “Amministrazione trasparente”, integrando con le informazioni raccolte dall’Ufficio Conferenze di servizi grazie al suo ruolo di punto di contatto tra l’esterno e l’interno dell’amministrazione metropolitana.
Sin dall’inizio della sua attività, infatti, l’Ufficio Conferenze di servizi ha deciso di sistematizzare il formidabile patrimonio informativo che l’Ufficio detiene o gestisce in quanto:
- acquisisce tramite il software del protocollo informatico le convocazioni delle conferenze di servizi indette dalle amministrazioni procedenti, corredate della documentazione progettuale necessaria;
- provvede a coinvolgere le strutture competenti dell’Ente assegnando loro la relativa documentazione tramite protocollo informatico;
- avvia la procedura per l’eventuale nomina del RUM.
Le lezioni apprese
È evidente che la raccolta e la sistematizzazione di queste informazioni consentiranno di facilitare e velocizzare l’interazione tra i diversi soggetti (interni ed esterni alla Città metropolitana) coinvolti nelle procedure nell’ambito delle quali si innesta la conferenza di servizi e di migliorare il livello di compliance alle nuove disposizioni in tema di conferenza di servizi.
La centralizzazione dell’organizzazione e la gestione delle conferenze di servizi rappresenta uno strumento di efficientamento dell’amministrazione e di facilitazione dei rapporti interni (ossia tra le articolazioni della stessa amministrazione) ed esterni (ossia tra amministrazioni diverse). Tale centralizzazione può essere efficacemente ottenuta attraverso l’istituzione di un ufficio ad hoc che funga da filtro e punto di contatto unico per le amministrazioni procedenti che nell’ambito della rispettiva conferenza di servizi necessitano di un atto di assenso (comunque denominato) della Città metropolitana.
Per la gestione ottimale delle conferenze di servizi indette dalla Città metropolitana è necessario che l’amministrazione attivi sistemi informatici di raccolta e condivisione della documentazione legata al procedimento in essere. Per la costruzione di una infrastruttura tecnologica che governi procedimenti, processi e servizi è necessario partire dalla ricognizione del singolo procedimento amministrativo sottostante la conferenza di servizi che poi andrà informatizzato. La ricognizione del procedimento deve essere svolta nella prospettiva di raccogliere tutte le informazioni necessarie a digitalizzare l’attività (amministrazioni coinvolte, pareri da chiedere, tempi previsti, etc.).
L’informatizzazione della conferenza di servizi richiede uno sforzo preliminare di sistematizzazione delle attività e delle procedure poste in essere da ciascuna amministrazione: in questa prospettiva, l’attività ricognitiva svolta dall’Ufficio Conferenze della Città metropolitana di Roma può fornire un ottimo punto di partenza per confrontare (anche rispetto alla tempistica) i procedimenti afferenti alle diverse Città metropolitane (compresi quelli a cui le Città partecipano).
